Ngày nay hầu hết các trung tâm hành chính công, ngân hàng hay bệnh viện đều áp dụng hệ thống lấy số thứ tự vào khâu tiếp nhận. Qua đó giảm tải được sự chen lấn cũng như tiết kiệm được thời gian cho người dân. Nó cung cấp các công cụ và tính năng giúp doanh nghiệp quản lý hàng đợi, rút ngắn thời gian và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Hôm nay, Vnatech.com xin giới thiệu chi tiết tới bạn đọc về hệ thống tự động này:
Mô tả về hệ thống lấy số thứ tự
Khái niệm
Hệ thống lấy số thứ tự hay còn gọi là hệ thống xếp hàng tự động. Là giải pháp kỹ thuật số giúp doanh nghiệp sắp xếp hàng chờ. Giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Thực hiện theo nguyên tắc đến trước phục vụ trước. Tự động hướng dẫn khách hàng đến đúng quầy giao dịch bằng hệ thống bảng đèn điện tử và âm thanh tự động. Giúp khách thoải mái,; giúp nhân viên giảm áp lực, làm việc hiệu quả; Giúp đơn vị văn minh, lịch sự uy tín với khách hàng hơn.
Tính năng
- Gọi khách hàng kế tiếp;
- Hoàn tất phục vụ một khách hàng;
- Gọi lại một khách hàng với số lần tùy ý;
- Lưu lại khách hàng để hệ thống gọi lại sau;
- Gọi một khách hàng bất kỳ;
- Chuyển khách hàng đến quầy/dịch vụ khác.
- Cho phép đăng nhập/ đăng xuất hệ thống; Khai báo tạm ngưng làm việc.
Ưu điểm
- Công nghệ hiện đại
- Hạn chế dây cable, tối giản phần cứng, tiết kiệm chi phí.
- Đấu nối dễ dàng, bảo trì đơn giản
- Kết nối không dây tiên tiến, thẩm mỹ tuyệt vời
- Quy trình ngắn gọn.
- Mẫu mã đa dạng
Cấu tạo của hệ thống lấy số thứ tự
Hệ thống gồm có hai phần riêng biệt: phần mềm và phần cứng
Phần mềm
Là phần mềm chính, sẽ điều khiển toàn bộ các hoạt động trong cơ quan của bạn. Phần mềm với các chức năng chính như: Quản lý phân quyền, Cài đặt điều khiển khác thiết bị, Phân tích báo cáo, tùy chọn hệ thống. 2, Phần mềm hiển thị LCD.
Chúng ta cần thêm phần mềm này để tính toán và đẩy các thông tin lên màn hình LCD (màn hình chính). Bạn có thể đẩy các số HOTLINE hoặc hình ảnh, video quảng cáo lên màn hình này để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của mình.
Phần cứng
- Máy KIOSK đa năng: Giúp tra cứu thông tin, lấy số thứ tự, in phiếu hoặc quét mã vạch để tra cứu tình trạng hồ sơ.
- Màn hình hiển thị tại quầy thống báo số thứ tự (LCD 17-32″ hoặc LED ma trận) : để thông báo số thứ tự đang chờ.
- Màn hình đánh giá hài lòng (có thể có hoặc không)
- Thiết bị điều khiển quầy, gọi số, uy tiên (Có thể không cần). Là thiết bị để nhân viên quầy bấm gọi số khi kết thúc giao dịch trước, chọn số ưu tiên.
- Loa và dây dẫn: Hệ thống âm thanh để thông báo các giao dịch. Có thể tận dụng những chiếc loa có sẵn hoặc nhà cung cấp nhiều tùy chọn cho âm tường thẩm mỹ hoặc loa treo tiết kiệm
Quy trình sử dụng hệ thống lấy số thứ tự
Hệ thống xếp hàng có các quy trình đơn giản để thoải mái với khách hàng và dễ dàng với người sử dụng. Chỉ vài bước cho một giao dịch! Hệ thống sẽ tự động hoàn toàn từ lúc khách hàng bấm lấy phiếu đến khi hoàn thành giao dịch.
Bước 1: Khách hàng lấy số.
KIOSK đặt ngay tiền sảnh được hiển thị bắt mắt, có màn hình kêu gọi và hướng dẫn thực hiện riêng biệt để thu hút người dân (khách hàng) đến lấy phiếu.
Bước 2: Thực hiện giao dịch.
- Trước giao dịch: Màn hình lớn sẽ thống báo cho bạn còn bao nhiêu khách sẽ đến lượt khách hàng để chủ động về mặt thời gian.
Đến giao dịch: Hệ thống loa và màn hình tại quầy sẽ thông báo để người dân (khách hàng) biết số quầy của mình và tiến đến quầy thực hiện giao dịch. - Hệ thống loa sẽ thông báo bằng tiếng Việt (cả Tiếng Anh nếu bạn muốn). Đồng thời lúc đó, màn hình LCD lớn sẽ thông báo số thứ tự kèm số quầy. Tại quầy giao dịch cũng sẽ hiển thị rõ ràng số thứ tự của khách hàng để hướng dẫn việc thực hiện giao dịch.
Bước 3: Kết thúc và đánh giá
Sau khi thực hiện xong giao dịch, khách hàng có thể đánh giá chất lượng phục vụ qua màn hình cảm ứng nhỏ (tablet ) được đặt trước măt khách. Những đánh giá này sẽ được tổng hợp và báo cáo giúp quản lý biết được nhiều thông tin quan trọng để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Lợi ích khi sử dụng hệ thống lấy số thứ tự
Khách hàng sử dụng dịch vụ
- Khách hàng nắm được thứ tự và dự đoán khi nào đến lượt của mình;
- Khách hàng sẽ dựa vào số thứ tự của mình, đến đúng quầy khi hệ thống loa thông báo;
- Giúp tâm trạng khách hàng thư giãn, thoải mái khi giao dịch;
- Thể hiện tính công bằng trong văn hoá xếp hàng;
Doanh nghiệp ứng dụng hệ thống lấy số thứ tự
- Hệ thống tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, hướng đến khách hàng;
- Hạn chế tình trạng mất trật tự, chen lấn tại khu vực dịch vụ;
- Tối ưu thời gian thực hiện giao dịch giữa nhân viên và khách hàng;
- Nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu áp lực cho các nhân viên;
- Ban lãnh đạo nắm bắt từ xa tình hình các quầy giao dịch;
- Đánh giá năng lực làm việc của từng nhân viên một cách công bằng.
Đối với nhân viên giao dịch:
- Thuận lợi hơn trong giao dịch.
- Giảm áp lực cho nhân viên giao dịch.
- Tạo lập tính chuyên nghiệp cho nhân viên giao dịch.
- Tăng năng xuất làm việc hơn do rút ngắn thời gian chờ đợi, không phải mệt mỏi vì áp lực từ khách hàng
Đơn vị thiết kế hệ thống lấy số thứ tự chất lượng
Là thương hiệu uy tín, đã có kinh nghiệm trên thị trường tự động hoá và triển khai nhiều dự án trong nước. Vnatech tự tin mang đến những sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đa dạng phù hợp với mọi ứng dụng. Đáp ứng tốt mọi nhu cầu của khách hàng sử dụng, với giá thành phải chăng.
Đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, làm việc nhanh chóng. Luôn đưa ra các giải pháp tối ưu, phù hợp với nhu cầu sử dụng. Sẽ giúp cho doanh nghiệp của quý khách tiếp cận một nền công nghiệp hóa một cách dễ dàng nhất.
Quý khách hàng có nhu cầu về hệ thống xếp hàng tự động cũng như các giải pháp số hóa nhà máy. Xin liên hệ qua số hotline:
Thông tin liên hệ
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ VIỆT NAM.
VPGD: VT09-BT02 – KĐT Xa La – Hà Đông – Hà Nội.
MST: 01 05 158 192
Website: https://vnatech.com.vn
Email: contact@vnatech.com.vn
Hotline: 0903 418 369 / 0977 550 085
ĐT: 024 668 3 261 / 098 311 7863
