Hiện nay, phần mềm lấy số tự động là giải pháp phổ biến trong nhiều ngân hàng, bệnh viện, cơ quan hành chính công… Giúp các giao dịch diễn ra nhanh chóng, công bằng và văn minh. Đồng thời giúp người quản lý dễ dàng đánh giá được chất lượng dịch vụ, năng lượng phục vụ của nhân viên.
Vậy Phần mềm lấy số tự động là gì? Có lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp? Mời các bạn tìm hiểu cùng Vnatech.com.vn
Giới thiệu về phần mềm lấy số tự động
Khái niệm
Phần mềm lấy số tự động hay còn gọi là hệ thống xếp hàng tự động. Là giải pháp kỹ thuật số giúp doanh nghiệp sắp xếp hàng chờ. Giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Thực hiện theo nguyên tắc đến trước phục vụ trước. Tự động hướng dẫn khách hàng đến đúng quầy giao dịch bằng hệ thống bảng đèn điện tử và âm thanh tự động. Giúp khách thoải mái,; giúp nhân viên giảm áp lực, làm việc hiệu quả; Giúp đơn vị văn minh, lịch sự uy tín với khách hàng hơn.
Cấu tạo
Hệ thống gồm có hai phần riêng biệt: phần mềm và phần cứng:
Phần mềm: Là phần mềm chính, sẽ điều khiển toàn bộ các hoạt động trong cơ quan của bạn. Phần mềm với các chức năng chính như:
- Quản lý phân quyền,
- Cài đặt điều khiển khác thiết bị,
- Phân tích báo cáo, tùy chọn hệ thống.
- Phần mềm hiển thị LCD. Phần mềm này tính toán và đẩy các thông tin lên màn hình LCD (màn hình chính). Có thể đẩy các số HOTLINE hoặc hình ảnh, video quảng cáo lên màn hình này để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của mình.
Phần cứng bao gồm:
- Máy KIOSK đa năng: Giúp tra cứu thông tin, lấy số thứ tự, in phiếu hoặc quét mã vạch để tra cứu tình trạng hồ sơ.
- Màn hình hiển thị tại quầy thống báo số thứ tự (LCD 17-32″ hoặc LED ma trận) : để thông báo số thứ tự đang chờ.
- Màn hình đánh giá hài lòng (có thể có hoặc không)
- Thiết bị điều khiển quầy, gọi số, uy tiên (Có thể không cần). Là thiết bị để nhân viên quầy bấm gọi số khi kết thúc giao dịch trước, chọn số ưu tiên.
- Loa và dây dẫn: Hệ thống âm thanh để thông báo các giao dịch. Có thể tận dụng những chiếc loa có sẵn hoặc nhà cung cấp nhiều tùy chọn cho âm tường thẩm mỹ hoặc loa treo tiết kiệm
Ưu điểm của phần mềm lấy số tự động
- Công nghệ hiện đại
- Hạn chế dây cable, tối giản phần cứng, tiết kiệm chi phí.
- Đấu nối dễ dàng, bảo trì đơn giản
- Kết nối không dây tiên tiến, thẩm mỹ tuyệt vời
- Quy trình ngắn gọn.
- Mẫu mã đa dạng
Tính năng
- Gọi khách hàng kế tiếp;
- Hoàn tất phục vụ một khách hàng;
- Gọi lại một khách hàng với số lần tùy ý;
- Lưu lại khách hàng để hệ thống gọi lại sau;
- Gọi một khách hàng bất kỳ;
- Chuyển khách hàng đến quầy/dịch vụ khác.
- Cho phép đăng nhập/ đăng xuất hệ thống; Khai báo tạm ngưng làm việc.
Lợi ích của phần mềm lấy số tự động
Đối với cơ quan sử dụng:
- Thống kê tổng hợp và chi tiết khách hàng vào giao dịch theo ngày, tháng, năm, theo quầy, theo nhân viên, theo nghiệp vụ, theo chức năng, theo cơ quan, . . .
- Đánh giá năng lực của nhân viên phục vụ khách hàng qua số lượng khách hàng mỗi nhân viên giải quyết.
- Ban lãnh đạo có thể theo dõi, kiểm tra, giám sát trực tuyến tình hình giao dịch của tất cả các cơ quan qua mạng internet mà không cần phải chờ nhận báo cáo từ các chi nhánh
- Tạo mỹ quan khu vực giao dịch
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực cho công tác quản lý, giúp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm góp phần tăng khả năng cạnh tranh.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý, kinh doanh.
- Nâng cao uy tín của tổ chức đối với khách hàng.
- Đảm bảo tính khách quan, công bằng, thuận tiện cho mọi khách hàng.
- Ước lượng được thời gian chờ đến lượt mình vào giao dịch.
- Dễ dàng lựa chọn các sản phẩm, dịch vụ để giao dịch.
- An toàn trong giao dịch (không chen lấn để tránh tình trạng kẻ gian lợi dụng trộm cắp tài sản).
- Biết được chính xác quầy giao dịch sẽ giải quyết công việc cho mình thông qua bảng hiển thị
Phần mềm lấy số tự động đối với nhân viên giao dịch:
- Thuận lợi hơn trong giao dịch.
- Giảm áp lực cho nhân viên giao dịch.
- Tạo lập tính chuyên nghiệp cho nhân viên giao dịch.
- Tăng năng xuất làm việc hơn do rút ngắn thời gian chờ đợi, không phải mệt mỏi vì áp lực từ khách hàng
Đối với khách hàng:
- Khách hàng nắm được thứ tự và dự đoán khi nào đến lượt của mình;
- Khách hàng sẽ dựa vào số thứ tự của mình, đến đúng quầy khi hệ thống loa thông báo;
- Giúp tâm trạng khách hàng thư giãn, thoải mái khi giao dịch;
- Thể hiện tính công bằng trong văn hoá xếp hàng;
Quy trình sử dụng phần mềm lấy số tự động
Chỉ vài bước đơn giản cho một giao dịch! Hệ thống sẽ tự động hóa gần như toàn bộ từ lúc khách hàng bấm lấy phiếu. Mọi quá trình giao dịch sẽ được qua 3 bước đơn giản.
Khách hàng lấy số.
KIOSK đặt ngay tiền sảnh được hiển thị bắt mắt, có màn hình kêu gọi và hướng dẫn thực hiện riêng
Thực hiện giao dịch.
- Trước giao dịch: Màn hình lớn sẽ thống báo cho bạn còn bao nhiêu khách sẽ đến lượt khách hàng để chủ động về mặt thời gian.
- Đến giao dịch: Hệ thống loa và màn hình tại quầy sẽ thông báo để người dân (khách hàng) biết số quầy của mình và tiến đến quầy thực hiện giao dịch.
Hệ thống loa sẽ thông báo bằng tiếng Việt (cả Tiếng Anh nếu bạn muốn). Lúc đó, màn hình LCD lớn sẽ thông báo số thứ tự kèm số quầy. Tại quầy giao dịch cũng sẽ hiển thị rõ ràng số thứ tự của khách hàng để hướng dẫn việc thực hiện giao dịch.
Kết thúc và đánh giá
Sau khi thực hiện xong giao dịch, khách hàng có thể đánh giá chất lượng phục vụ qua màn hình cảm ứng nhỏ (tablet ) được đặt trước măt khách. Những đánh giá này sẽ được tổng hợp và báo cáo giúp quản lý biết được nhiều thông tin quan trọng để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Trên đây là những giới thiệu về phần mềm lấy số tự động. Hy vọng đã giúp quý bạn đọc hiểu thêm về thiết bị này. Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm kiếm hệ thống xếp hàng tự động, hãy liên hệ với Vnatech.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ VIỆT NAM.
VPGD: VT09-BT02 – KĐT Xa La – Hà Đông – Hà Nội.
MST: 01 05 158 192
TRANG CHỦ: www.vnatech.com.vn
Email: contact@vnatech.com.vn
Hotline: 0903 418 369 / 0977 550 085
ĐT: 024 668 3 261 / 098 311 7863
